Evaluasi KMS — FTII Universitas XYZ

Evaluasi Kinerja

Dashboard Key Performance Indicators

Skor 6 dimensi DeLone & McLean. Diperbarui otomatis setiap ada respons kuesioner baru.

🖥️ System Quality

4.07

SQ1–SQ3 (skala 1–5)

⬤ Data simulasi

📄 Knowledge Quality

4.10

KQ1–KQ3 (skala 1–5)

⬤ Data simulasi

🛎️ Service Quality

3.80

SVQ1–SVQ3 (skala 1–5)

⬤ Data simulasi

📊 Use & Net Benefits

4.13

U1–U3, NB1–NB3

⬤ Data simulasi

ℹ️ Dashboard menampilkan data simulasi dari laporan. Isi kuesioner untuk memperbarui secara langsung.

🖥️

KPI Teknologi

Keandalan & uptime sistem

98%

Kecepatan akses (<3 detik)

76%

Kemudahan navigasi sistem

82%

Integrasi sistem lain

60%

Kapasitas penyimpanan

80%

📄

KPI Pengetahuan

Relevansi konten (KQ1)

88%

Akurasi informasi (KQ2)

84%

Kemutakhiran konten (KQ3)

74%

Dokumen aktif (target ≥80%)

58%

Skor relevansi ≥4.0

KQ1: 4.4

👥

KPI Pengguna

Tingkat adopsi pengguna aktif

73%

Penggunaan rutin (U1)

80%

Pencarian informasi (U2)

86%

Fitur berbagi pengetahuan (U3)

72%

Kepuasan keseluruhan (US1)

84%

🏢

KPI Organisasi

Produktivitas pengguna (NB2)

84%

Manfaat akademik (NB3)

86%

Kolaborasi antar unit

62%

Kepatuhan tata kelola

58%

Efisiensi pencarian informasi

88%

🎯

Skor 6 Dimensi — Model DeLone & McLean

📈

Perbandingan Skor per Dimensi (Skala 1–5)

Pengumpulan Data

Kuesioner Evaluasi KMS FTII

18 pertanyaan berdasarkan 6 dimensi Model DeLone & McLean · Skala Likert 1–5 · Sesuai laporan Kelompok 5.

👤

Identitas Responden

📊

Progres Pengisian

0%

0 dari 18 pertanyaan dijawab

💡 Setelah kirim, Dashboard & Hasil Kuesioner diperbarui otomatis.

🖥️ A. System Quality (Kualitas Sistem)

SQ1. KMS FTII mudah digunakan oleh pengguna

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

SQ2. Tampilan dan navigasi KMS mudah dipahami

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

SQ3. Sistem dapat diakses dengan cepat dan stabil

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

📄 B. Knowledge Quality (Kualitas Informasi)

KQ1. Informasi yang tersedia pada KMS relevan dengan kebutuhan saya

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

KQ2. Informasi yang tersedia akurat dan dapat dipercaya

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

KQ3. Informasi dan dokumen pada KMS selalu diperbarui

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

🛎️ C. Service Quality (Kualitas Layanan)

SVQ1. Pengelola KMS memberikan bantuan ketika terjadi kendala

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

SVQ2. Permasalahan pengguna ditangani dengan cepat

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

SVQ3. Layanan dukungan teknis KMS memadai

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

📌 D. Use (Penggunaan)

U1. Saya menggunakan KMS secara rutin dalam aktivitas akademik

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

U2. Saya memanfaatkan KMS untuk mencari informasi atau dokumen

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

U3. Saya memanfaatkan fitur berbagi pengetahuan pada KMS

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

😊 E. User Satisfaction (Kepuasan Pengguna)

US1. Saya merasa puas terhadap penggunaan KMS FTII

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

US2. KMS membantu meningkatkan efektivitas pekerjaan atau pembelajaran saya

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

US3. Saya bersedia merekomendasikan KMS kepada pengguna lain

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

🌟 F. Net Benefits (Manfaat Bersih)

NB1. KMS membantu mempercepat pencarian informasi

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

NB2. KMS meningkatkan produktivitas pengguna

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

NB3. KMS memberikan manfaat bagi kegiatan akademik dan organisasi

1

STS

2

TS

3

N

4

S

5

SS

Saran / masukan (opsional)

Rekap Data

Hasil Kuesioner

Skor per indikator sesuai Tabel 7.4 laporan. Data simulasi dari laporan ditampilkan sebagai baseline.

ℹ️ Menampilkan data simulasi dari laporan. Isi kuesioner untuk menambahkan respons nyata.

📊

Rata-rata Skor Keseluruhan (Data Simulasi Laporan)

Berdasarkan Tabel 7.4 Laporan Kelompok 5 · 18 Indikator

4.07

dari 5.0

🖥️ System Quality

4.07

SQ1(4.3) · SQ2(4.1) · SQ3(3.8)

📄 Knowledge Quality

4.10

KQ1(4.4) · KQ2(4.2) · KQ3(3.7)

🛎️ Service Quality

3.80

SVQ1(3.9) · SVQ2(3.8) · SVQ3(3.7)

📌 Use

3.97

U1(4.0) · U2(4.3) · U3(3.6)

😊 User Satisfaction

4.20

US1(4.2) · US2(4.3) · US3(4.1)

🌟 Net Benefits

4.30

NB1(4.4) · NB2(4.2) · NB3(4.3)

📋

Rekapitulasi Skor per Indikator (Tabel 7.4 Laporan)

Dimensi	Kode	Pernyataan	Skor Simulasi	Kategori

📏

Tabel Interpretasi Skor

Rentang Nilai	Kategori
1.00 – 1.80	Sangat Buruk
1.81 – 2.60	Buruk
2.61 – 3.40	Cukup
3.41 – 4.20	Baik
4.21 – 5.00	Sangat Baik

Instrumen Penelitian

Observasi & Wawancara

Checklist observasi (Tabel 7.4) dan instrumen wawancara semi-terstruktur sesuai laporan Kelompok 5.

✅

Checklist Observasi — Tabel 7.4 Laporan (Klik untuk Menandai)

1. Tersedia mekanisme login pengguna

2. Terdapat pembagian hak akses pengguna sesuai peran

3. Tersedia fitur pencarian dokumen atau pengetahuan

4. Dokumen tersimpan secara terstruktur dan terorganisasi

5. Sistem memiliki kebijakan keamanan yang terdokumentasi

6. Tersedia mekanisme backup data secara berkala

7. Sistem memiliki audit log atau audit trail aktivitas pengguna

8. Sistem menerapkan autentikasi pengguna yang memadai

9. Tersedia prosedur pemulihan data (disaster recovery)

10. Sistem memiliki perlindungan terhadap akses tidak sah

11. Tersedia dokumentasi penggunaan sistem

12. Sistem mendukung proses berbagi pengetahuan antar pengguna

Hasil Checklist Observasi

92%

✅ 11 dari 12 item terpenuhi — hanya prosedur disaster recovery yang belum ada

🎙️

Hasil Wawancara Semi-Terstruktur (Tabel 7.3.2 Laporan)

#	Pertanyaan	Ringkasan Jawaban
1	Kemudahan penggunaan KMS FTII?	Sebagian besar responden menyatakan KMS mudah digunakan dan memiliki antarmuka yang cukup sederhana.
2	Kelengkapan informasi pada KMS?	Informasi dinilai cukup lengkap dan relevan untuk kebutuhan akademik serta administrasi.
3	Kendala yang sering ditemui?	Beberapa responden mengeluhkan kecepatan akses sistem pada jam-jam sibuk.
4	Kualitas dukungan teknis?	Pengguna menilai dukungan teknis sudah cukup baik, meskipun respons terhadap beberapa kendala masih dapat ditingkatkan.
5	KMS membantu aktivitas akademik?	Seluruh responden menyatakan KMS membantu proses pencarian informasi dan dokumentasi akademik.
6	Tingkat partisipasi berbagi pengetahuan?	Partisipasi cukup baik, namun masih banyak pengguna yang hanya mengakses tanpa mengunggah informasi.
7	Keberadaan kebijakan penggunaan KMS?	Terdapat pedoman penggunaan, tetapi belum seluruh pengguna mengetahuinya.
8	Aspek yang perlu diperbaiki?	Pengguna mengusulkan peningkatan performa, penyempurnaan fitur pencarian, dan pembaruan tampilan antarmuka.
9	Keamanan data dalam KMS?	Sebagian besar merasa data cukup aman karena adanya sistem login dan pengaturan hak akses.
10	Rekomendasi pengembangan KMS?	Menambahkan fitur notifikasi, meningkatkan kapasitas server, dan memberikan pelatihan penggunaan sistem secara berkala.

Analisis Strategis — Bab VII

SWOT & Gap Analysis

Sesuai Bab 7.5 dan 7.6 Laporan Kelompok 5 — FTII Universitas XYZ.

💪 Strengths

Infrastruktur server stabil, uptime 98,4%

Dukungan pimpinan kuat — SK Dekan tata kelola KMS

Fitur pencarian dan pengindeksan konten berjalan baik

Program pelatihan pengguna sudah berjalan (80%)

Keamanan dasar: RBAC, audit trail, SSL/HTTPS aktif

⚠️ Weaknesses

Kemutakhiran konten hanya 58% (target 80%)

Frekuensi penggunaan harian rendah (55%)

Integrasi SIAKAD & e-learning terbatas (60%)

Enkripsi data sensitif belum diimplementasi

Kepatuhan UU PDP No.27/2022 belum terpenuhi penuh

🚀 Opportunities

REST API integrator ke SIAKAD dan e-learning

Fitur kolaborasi real-time dan AI rekomendasi konten

Ekspansi ke seluruh unit di lingkungan FTII

Hibah digitalisasi dari Kemendikbudristek

Ekosistem digital terpadu dalam satu platform

🔥 Threats

Resistensi budaya berbagi pengetahuan civitas

Anggaran pemeliharaan tidak menentu tiap tahun

Pergantian SDM tanpa transfer knowledge memadai

Ancaman keamanan siber meningkat

Pentest terakhir 18 bulan lalu, belum dijadwalkan

📉

Gap Analysis — Tabel 7.5 Laporan

Indikator	Kondisi Saat Ini	Target	Gap	Prioritas
Integrasi sistem	60%	85%	−25%	🔴 Kritis
Kemutakhiran konten	58%	80%	−22%	🔴 Kritis
Kolaborasi antar unit	62%	75%	−13%	🟡 Tinggi
Adopsi pengguna	73%	85%	−12%	🟡 Tinggi
Kepuasan pengguna	68%	80%	−12%	🟡 Tinggi
Keamanan data	88%	95%	−7%	🔵 Sedang
Uptime sistem	98,4%	99%	−0,6%	🟢 Rendah

🔴 Prioritas 1 — Kritis (0–3 Bulan)

Kemutakhiran konten: SOP pembaruan wajib tiap semester, Content Owner di setiap prodi, reminder otomatis >6 bulan tidak diperbarui.

Integrasi sistem: Kembangkan REST API ke SIAKAD & e-learning. Implementasi SSO (Single Sign-On) agar tidak login ganda.

🟡 Prioritas 2 — Tinggi (3–6 Bulan)

Adopsi pengguna: Workshop bulanan, KMS Champion per departemen, gamifikasi leaderboard kontributor.

Kolaborasi: Shared workspace lintas prodi, notifikasi konten baru relevan.

🔵 Prioritas 3 — Sedang (6–12 Bulan)

Keamanan & compliance: Enkripsi AES-256, selaraskan UU PDP No.27/2022, penetration testing minimal 1x/tahun, implementasi MFA untuk akun kritis.

Bab V — Tata Kelola

Governance KMS FTII

Evaluasi kebijakan keamanan, hak akses, backup data, audit trail, dan kepatuhan tata kelola sesuai laporan Bab V.

📜

5.1 Evaluasi Kebijakan Keamanan (Tabel 5.1)

Aspek	Kondisi Saat Ini	Kriteria Ideal	Kesenjangan
Keberadaan dokumen kebijakan	Tersedia (SK Dekan)	Terdokumentasi formal	✓ Tidak ada gap
Sosialisasi kebijakan	60% pengguna	≥90% pengguna	−30%
Pembaruan kebijakan	Terakhir 18 bln lalu	Min. 1 tahun sekali	−6 bulan
Keterlibatan pemangku kepentingan	Terbatas pengelola	Dosen, mhs, tendik	Perlu perbaikan

🔑

5.2 Matriks Hak Akses Pengguna RBAC (Tabel 5.2)

Peran Pengguna	Hak Akses	Fitur yang Dapat Diakses
Dosen	Baca, tulis, edit, unggah	Modul perkuliahan, hasil penelitian, dokumen akademik
Mahasiswa	Baca, unggah (terbatas)	Materi perkuliahan, referensi, tugas akhir
Tenaga Kependidikan	Baca, tulis, kelola	Dokumen administratif, SOP, kebijakan fakultas
Pengelola Sistem	Full access	Seluruh fitur dan data sistem

💾

5.3 Evaluasi Backup Data (Tabel 5.3)

📅

Frekuensi backup

Mingguan saat ini → Rekomendasi: harian untuk data kritis

△ Perlu upgrade

☁️

Lokasi penyimpanan backup

Server lokal → Rekomendasi: tambah off-site/cloud

✗ Belum

🔁

Pengujian pemulihan (restore test)

Belum terjadwal → minimal 3 bulan sekali

✗ Belum

📄

Dokumentasi prosedur backup

Tersedia, perlu diperbarui dan disosialisasikan

✓ Ada

🔐

Enkripsi data backup

Belum diterapkan — perlu untuk data sensitif

✗ Belum

📋

5.4 Audit Trail & 5.5 Kepatuhan Tata Kelola

📝

Audit trail aktivitas pengguna

Tersedia — perlu notifikasi otomatis aktivitas mencurigakan

✓ Ada

📊

Dashboard monitoring audit

Belum ada — perlu dikembangkan untuk pengelola

△ Belum

📑

Kesesuaian ISO 30401

Belum diaudit formal — target min. 70% terpenuhi

✗ Belum audit

⚖️

Kepatuhan UU PDP No.27/2022

Sebagian terpenuhi — perlu evaluasi dan penyesuaian

△ Sebagian

📆

Kebijakan retensi dokumen

Belum terdokumentasi — perlu disusun segera

✗ Belum

🗓️

Evaluasi governance berkala

Belum terjadwal — target minimal tahunan

✗ Belum

Bab VI — Keamanan Sistem

Security Assessment KMS FTII

Evaluasi keamanan berdasarkan prinsip CIA Triad dan 10 komponen AlKalbani & Al-Busaidi (2025) — sesuai laporan Bab VII.7.

🔒 Confidentiality

71%

Login, RBAC, SSL aktif
Enkripsi sensitif belum ada

△ Perlu enkripsi AES-256

🛡️ Integrity

78%

Audit trail & versioning aktif
Validasi input memadai

✓ Cukup baik

⚡ Availability

85%

Uptime 98,4%
DRP belum formal

↓ DRP perlu disusun

🛡️

Evaluasi Keamanan KMS FTII (Tabel 2.15 Laporan)

#	Aspek Keamanan	Kondisi Saat Ini	Kategori	Rekomendasi
1	Mekanisme login pengguna	Tersedia (username/password)	✓ Baik	Tambahkan MFA untuk pengguna kritis
2	Pembagian hak akses (RBAC)	Tersedia berdasarkan peran	△ Cukup	Perbarui berkala sesuai perubahan status
3	Enkripsi data sensitif	Belum diterapkan	✗ Kurang	Implementasi enkripsi data pribadi & dokumen rahasia
4	SSL/HTTPS	Terimplementasi	✓ Baik	Pertahankan dan perbarui sertifikat
5	Perlindungan akses tidak sah	Tersedia	△ Cukup	Perkuat dengan WAF dan IDS/IPS
6	Audit trail	Tersedia	△ Cukup	Tambah dashboard monitoring & notifikasi
7	Backup data	Tersedia (mingguan)	△ Cukup	Tingkatkan frekuensi & tambah backup off-site
8	Disaster Recovery Plan (DRP)	Belum terdokumentasi formal	✗ Kurang	Susun dan uji DRP secara berkala
9	Penetration testing	Terakhir 18 bulan lalu	✗ Kurang	Jadwalkan minimal tahunan oleh pihak ketiga
10	Pelatihan keamanan pengguna	Belum terjadwal	✗ Kurang	Adakan training security awareness berkala

✅

Checklist Audit Keamanan (Interaktif)

Kebijakan keamanan data terdokumentasi (SK Dekan) dan disosialisasikan

Hak akses dikonfigurasi sesuai peran (RBAC aktif dan terverifikasi)

Audit trail diaktifkan dan log aktivitas dicatat otomatis oleh sistem

Backup mingguan berjalan dan hasil backup terverifikasi

Koneksi HTTPS/SSL aktif di seluruh endpoint sistem

Backup harian untuk data kritis dengan penyimpanan off-site/cloud

Uji pemulihan data (restore test) dilakukan minimal setiap 3 bulan

Enkripsi AES-256 diterapkan pada data sensitif dan dokumen rahasia

Multi-Factor Authentication (MFA) aktif untuk akun pengelola & kritis

Penetration testing oleh pihak ketiga independen — minimal 1x per tahun

Disaster Recovery Plan (DRP) terdokumentasi dan diuji secara berkala

Training security awareness diwajibkan untuk seluruh pengguna KMS

Kepatuhan penuh terhadap UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP No.27/2022)

Tingkat Kepatuhan Security Audit

38%

⚠️ 5 dari 13 item terpenuhi — fokus pada enkripsi, MFA, pentest, dan DRP